La Legge 25 novembre 2024, n. 177, entrata in vigore il 14 dicembre 2024, ha introdotto importanti modifiche al Codice della Strada, con l’inasprimento delle sanzioni per l’utilizzo del cellulare alla guida, guida in stato di ebbrezza o dopo l’assunzione di sostanze stupefacenti, sui neopatentati e sulla sicurezza stradale.
Per le aziende che gestiscono una flotta, il tema non riguarda soltanto l’entità delle sanzioni.
Quando un verbale viene notificato all’azienda, prende avvio un processo che coinvolge veicoli, driver, documenti, scadenze, contabilità e policy interne.
La domanda non è più soltanto “Quanto costa questa multa?” ma “Siamo in grado di gestire ogni passaggio della pratica in modo tempestivo, ordinato e verificabile?”.
In molte aziende la gestione delle contravvenzioni è ancora affidata a fogli Excel, e-mail e cartelle condivise.
Arriva il verbale, si cerca il veicolo, si prova a individuare il conducente, si inoltra la documentazione e si controllano manualmente le scadenze.
Questo metodo può funzionare con poche pratiche. Quando aumentano il numero dei veicoli, dei driver e delle persone coinvolte, cresce però anche il rischio di errori, ritardi e informazioni incomplete.
Una multa può essere associata al conducente sbagliato, un verbale può non essere trasmesso in tempo, una scadenza può essere dimenticata oppure un costo può non essere attribuito correttamente.
Per questo la gestione delle sanzioni deve essere considerata un vero workflow aziendale.
Con FleetinCloud è possibile caricare il verbale nel gestionale (digitalizzazione), mantenendo la pratica collegata al veicolo e alle informazioni già presenti nel sistema.
Il documento non rimane così isolato in una casella di posta o in una cartella condivisa, ma diventa parte della gestione strutturata della flotta.
Uno dei passaggi più delicati riguarda l’identificazione del conducente.
La targa permette di individuare il mezzo, ma non sempre chi lo utilizzava nel giorno dell’infrazione. Il veicolo potrebbe infatti essere stato assegnato stabilmente a un dipendente oppure utilizzato temporaneamente da un altro driver.
Partendo dalla targa e dalla data della multa, FleetinCloud risale immediatamente al conducente assegnato al veicolo nel periodo interessato e permette di gestire i dati da comunicare.
Non è quindi necessario sapere dove si trovava il mezzo in tempo reale. È necessario disporre di uno storico affidabile delle assegnazioni, che consenta di ricostruire chi aveva il veicolo in carico in quella determinata data.
Una volta individuato il conducente, la pratica può richiedere ulteriori attività.
FleetinCloud permette di registrare la decurtazione dei punti della patente e di gestire gli eventuali addebiti previsti dalla policy aziendale, compresi i costi amministrativi legati alla gestione della multa.
Le modalità di attribuzione dipendono dalle regole interne dell’organizzazione. Il gestionale consente però di collegare queste informazioni alla sanzione, al driver e al veicolo interessato.
Il verbale può inoltre essere inviato direttamente al dipendente e alla contabilità.
In questo modo il conducente riceve la documentazione relativa all’infrazione, mentre l’area amministrativa dispone delle informazioni necessarie per registrare il costo e gestire gli eventuali addebiti.
Tutti i soggetti coinvolti lavorano così sulle stesse informazioni, riducendo inoltri manuali, duplicazioni e passaggi difficili da ricostruire.
Ogni verbale comporta scadenze che devono essere monitorate.
Affidarsi alla memoria del singolo operatore o a promemoria non condivisi può causare ritardi e costi aggiuntivi.
FleetinCloud consente di gestire le scadenze attraverso specifici alert sulle sanzioni, permettendo al fleet manager di avere sotto controllo le pratiche ancora da completare.
Il verbale rimane inoltre archiviato nel gestionale insieme alle informazioni collegate alla pratica, così da poter essere recuperato rapidamente quando necessario.
Una gestione strutturata non serve soltanto a chiudere correttamente ogni verbale.
FleetinCloud permette di elaborare report specifici sulle sanzioni per centro di costo, sede, driver e business unit.
L’azienda può così comprendere come sono distribuite le sanzioni, attribuire correttamente i costi e individuare le aree nelle quali le infrazioni si presentano con maggiore frequenza.
Questi dati possono essere utilizzati per valutare l’impatto economico e amministrativo delle multe, verificare l’applicazione delle policy interne e migliorare l’organizzazione del processo.
Il report non deve necessariamente diventare uno strumento di controllo sul comportamento del singolo conducente. Può essere soprattutto uno strumento per comprendere dove si concentrano costi e attività amministrative.
Un foglio di calcolo può registrare la data, la targa e l’importo di una multa.
Diventa però meno efficace quando deve collegare, all’interno dello stesso processo, il verbale, il veicolo, lo storico delle assegnazioni, il driver, i dati da comunicare, i punti patente, gli addebiti, le comunicazioni, le scadenze e la reportistica.
Excel può contenere un elenco di sanzioni, ma difficilmente può governare da solo l’intero workflow.
Il limite non è quindi il foglio di calcolo in sé, ma la frammentazione delle informazioni e delle responsabilità.
Quando la flotta cresce, la gestione delle multe deve diventare un processo condiviso, nel quale ogni passaggio sia tracciabile e ogni informazione possa essere recuperata rapidamente.
FleetinCloud permette di gestire l’intero ciclo della sanzione in modo strutturato: dal caricamento del verbale all’identificazione del conducente, fino alle comunicazioni, agli alert, all’archiviazione e alla reportistica, collegando in modo immediato veicoli, driver, documenti, punti patente, scadenze, policy interne, addebiti e costi aziendali.
Perché una multa gestita male può generare un costo aggiuntivo. Una multa gestita senza un processo può generare ritardi, errori e perdita di controllo.
👉 Vuoi scoprire come rendere più semplice e tracciabile la gestione delle sanzioni della tua flotta?
Prenota una DEMO FleetinCloud.
